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居家办公,顺动的10个高效tips

发布日期:2022-05-24编辑: 上海企业宣传片 阅读量(4810


    在这个魔幻2022,在这个魔幻之都,顺动上海营销中心的同事们已经居家办公已经快双满月了,居家办公已经从起初的慌乱变成现在的习惯。

    在没有居家的时候,经常幻想着可以不用早早起床奔赴地铁站,可以睡到自然醒,有时间给自己做早餐,然后再舒舒服服的工作。但是居家办公真的那么舒坦吗?非也。非也。从早上六点开始定闹钟抢菜,没来得及睡个回笼觉又要下楼排队做核酸。回来后迅速开启一整天的办公会议生活。

居家办公,顺动的10个高效tips

    居家办公,怎样才能放而不散呢?如何保证工作效率?其实,居家办公也可以很高效。

    1、万事先备份,遇事则不慌

    我们广告公司,重要的都是这些方案和视频文件。这次封城来的突然,一下子就被封在家里,毫无准备,还好顺动的每位员工都有自己的专属移动硬盘,平常需要用的文件都有在硬盘备份,特别是后期部门的同事,他们是每个项目都有一块盘,分门别类,有了这些备份的硬盘,那些进行中的项目在家里就可以继续啦。

    企划组的方案是上传云端,大家可以共同协作。当资料都上传云端后,做好权限管理。每一个目录,子目录,都是可以单独分享权限管理的。

    有了这些备份,就能安心放假(居家办公)了。

居家办公,顺动的10个高效tips

    2、早会check in,激活工作状态

    居家办公不等于放假。现在这种情况下,我们加强定期沟通,开好“三个会”。第1个会议,就是每天早上开早会,check in。目的是激活工作状态。

    大家都在家,很难知道有没有起床,是不是准时上班了。为什么准时上班这么重要?因为工作地点换了,但工作时间段没变,大家在同一时间段上班,群里消息才看得到,能及时回复,才有彼此协同的基础。我们选择视频会议,可以督促每个人都穿戴整齐地出现在镜头前。像正常上班一样,起床,换衣,这是仪式感。早会内容,就是每个人粗略地讲一下今天准备做什么,每个人用是1分钟时间说一下今天要做的事。大家互相提个醒,开工了。

居家办公,顺动的10个高效tips

    3、晚会check out,小结打卡

    第2个会议,就是每晚的打卡check out,也叫晚会。每天下午办公结束的时候,6点左右,有个check out的动作,到办公群里面去打个卡。给自己今天的工作状态打个分。然后,每个人简单说一下自己今天做的事,每件事做到什么程度了。以及,有没有什么结果要同步给大家?这样做,是让大家有个回顾。

    早会是激活唤醒,晚会是小结打卡。这是定期沟通里,非常重要的部分。

    4、周报复盘

    第3个会议复杂一些,但却是最重要的一个会议,就是每周一的例会。

    周例会,是对照着每位员工的周报来开的。总监会确定本周工作计划,项目负责人就会拆解本周的工作重点,并校对每人周一到周五的工作成果和时间节点。周报,不是罗列这周做了什么事情,12345,而是首先拆解全年目标,折算到周。保持及时和有价值的沟通,并确保团队中每个人都在共同的步调上。这也是我们把控项目质量的重要抓手。

居家办公,顺动的10个高效tips

    5、周例会纠偏

    完成周报,可以开周例会了。按部门,依次看每位同事的周报,有疑问的地方,也可以评论,给出建设性的建议,和帮助。

    周例会,就是用来讨论周报上的偏差,最后得出结论,who do what by when,去指导后面的工作。

居家办公,顺动的10个高效tips

    6、建立团队日程  方便回溯

    居家办公期间,我们还会遇到各部门之间,某个项目组可能也需要远程会议沟通。这时,要使用一个重要的工具,就是日程。顺动有一个公共日程。把各种会议,项目提案,交片时间等都写在团队日程里。把会议、公共事务放在日程里,好处是,到了时间就会提醒你,也方便回溯。

    7、项目管理  用甘特图

    团队日程建好了,方便回溯,也方便提醒团队成员,更好地远程协作。那,如果大家在一个项目上怎么办?如何协作呢?用甘特图。经典的项目管理,就是用甘特图来协作。我们打开云文档,选择新建表格,接着选择一个内置的模板,项目管理甘特图。除了可以用即时的聊天通信,还可以把项目管理按优先级排列,或者放在图表上。所有项目的进展也更加一目了然。

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    8、善用@,并养成回复的习惯

    平常大家都在办公室,有问题,面对面就可以沟通。这个项目进展如何,这里还需要怎么改,等等。

    但是居家办公,就没办法走到面前了。为了一个不着急的小事情打电话,也不至于。那怎么办?

    就@对方一下。所以,@经常出现我们的群聊里。被@的人呢,要有回应,表示收到。大家要养成一个习惯,所有人一旦被@,要有回复的习惯。

居家办公,顺动的10个高效tips

    9、多渠道对接客户

    对于顺动来说,惯当面与客户沟通,不仅效率高,而且面对面沟通总能更为亲切。但是疫情居家期间,想见客户就成了奢望。线下见不到,那么对于重要的事件,就要想尽办法和客户做好线上沟通。从电子邮件,腾讯会议,到微信群组沟通,到使用Teams进行提报。每个顺动员工的电脑上都会有各类会议沟通软件,以确保客户时刻能了解我们的工作情况。

    10、要专注,也要休息

    在家办公,我们还容易被各种各样的事情打扰。如何才能让自己更加专注,高效呢?

    当你想专注工作,或休息的时候,给自己设置“休息一下”,这样就不会收到消息通知。以25分钟为一个单位。这25分钟里,手机调成静音,什么东西都不碰,只能专心工作。25分钟后,把“休息一下”关掉。休息5分钟,去倒水、上厕所,然后再进入下一个专注状态。

    中午12点到1点之间,也请给自己设一个休息。吃饭,来回走走,舒展一下筋骨。

    区分好工作,和休息时间,才能让你既高效,又留有生活空间,劳逸结合。

居家办公,顺动的10个高效tips

    还记得两年前疫情刚爆发时,网上很多段子说,居家办公,就等于每天24小时在线,7×24。

    现在,我们有了各种远程协作的新工具。在家打开企业微信,会议、文档、微盘都可以在一个界面操作。

    高效办公,所以即使居家,也能留一些空间给自己,给家人,给生活。让居家办公不再724。

    PS:

    虽然上海困住了我们,但是顺动广州分部的同事们依然在片场前线如火如荼工作中。我们也开展了云拍摄服务,上海广州两地实时对接,沟通毫无障碍,项目如期进行中。

居家办公,顺动的10个高效tips

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